Digitalisering - et nyt paradigme

Betydelig fremgang i effektiv økonomistyring

Økonomistyring gennemgår p.t. en kraftig udvikling på grund af digitalisering, i det brug af digitale løsninger automatiserer og formindsker flere af de faser, der ellers indgår i en økonomistyringsproces. Med erfaring fra hundredvis af virksomheder, der er overgået til digital økonomistyring, har vi overværet effektivitetsforøgelser på op til 50 procent.

60-80 procent manuelt arbejde skæres væk

Nøglen til denne effektivisering ligger i automatisering og fjernelsen af flere faser i økonomistyringsprocessen. F.eks. har en traditionel proces med en købsfaktura normalt 11 faser, fra fakturaen bliver åbnet til den bliver arkiveret. Denne proces tager typisk mellem 7 og 40 minutter. Er processen digitaliseret er det vores erfaring, at det blot tager mellem 4 og 6 minutter.

Hvordan er det så muligt?

Det første, som sker i en digitaliseret købsfakturaproces, er, at fakturaen bliver scannet ind i cirkulationssystemet, hvorefter den fysiske faktura bliver destrueret. Herefter modtager regnskabsafdelingen den elektroniske købsfaktura, som automatisk bliver bogført. Så modtager den eller de godkendelsesansvarlige personer en e-mail med et link til systemet om, at de skal gå ind og godkende fakturaen online. Efter godkendelse sker betalingen automatisk og udtrækket bogføres. Systemet indeholder også arkivfunktioner, som gør det muligt for brugerne, at se indkomne, godkendte, betalte og ikke betalte fakturaer online hele tiden. På den måde er der ikke behov for at sende papirer frem og tilbage mellem regnskabsafdelingen og de godkendelsesansvarlige, ej heller behov for at tage kopier og arkivere fakturaerne. Vi estimerer, at det manuelle arbejder bliver reduceret med 60 til 80 procent.

Fleksibel koordinering online

Som beskrevet ovenover er digitalisering med til at øge gennemsigtigheden af en proces. Arbejdet kan også koordineres via Internettet. På samme måde er rapporterne tilgængelige via Internettet, hvilket konstant muliggør status tjek. Det betyder, at ansatte, som er involveret i processen, kan få adgang til rapporterne og systemet, uanset hvor de befinder sig.

Den praktiske forandring

Et stigende antal virksomheder og offentlige organisationer er i dag ved at omlægge deres processer til digitalisering på grund af de mange positive fordele. Forandringerne kræver en del ændringer i de vanlige processer, nye værktøjer samt nye kompetencer hos de ansatte.

En forandring mod digitalisering kræver nøje planlægning, i det organisationer har forskellige behov og formål med deres økonomistyring. Et sådant projekt starter derfor altid med at få forståelse for behov og formål. Digitalisering kan i praksis implementeres på mange forskellige måder. Den valgte løsning og deling mellem arbejde og processer er et afgørende parameter for succes. F.eks. er det ikke altid hensigtsmæssigt selv at rekruttere specialister, der kan stå for forandringsprocessen, men ofte bedre at gå til en erfaren ekspert på området.

Hos Accountor Group er vi på forkant med udviklingen inden for digitalisering og har allerede bistået hundredvis af forandringsprocesser for virksomheder. Vi har stor erfaring med præcist at definere de nye processer og nødvendige teknologier, som en given virksomhed har behov for. Ligesom vi er gode til administrere forandringsprocessen og forberede ansatte på de ændringer, som det naturligt medfører. Vi ser det som vores pligt at bevare vores markedsledende position og konstant at videreudvikle vores ekspertiser, så vores kunder får det bedste af det bedste.

Asko Schrey, CEO, Accountor Group